贸易型企业：业务痛点与解决方案¶

建议不要直接以“我们有这个功能”作为简单答复，而应结合客户的实际业务问题，说明对应的解决方案及能够带来的价值。使用本文件时，可先从客户对应的功能区域了解现有流程，确认问题发生的频率和实际影响，再选择一至三个高价值问题进行重点说明。

典型客户¶

进口商、批发商、分销商
建材、食品、汽配、电器及其他商品贸易企业
同时经营门店、销售代表、批发网站或 Shopify 的企业
有采购、库存、仓库、销售和配送流程的企业

Trade客户整体业务管理图¶

flowchart TD
    subgraph CHANNELS["业务入口"]
        WEB["网站<br/>在线商品与订单"]
        SALES["销售人员<br/>Leads、客户与Quote"]
        RECEPTION["Reception / 前台<br/>电话与现场接单"]
    end

    CUSTOMER["客户资料与价格体系"]
    QUOTE["Quote<br/>报价与Admin审批"]
    ORDER["Sales Order<br/>销售订单"]
    CHECK{"库存是否充足？"}

    subgraph PURCHASING["采购与入库"]
        PO["Purchase Order<br/>采购订单"]
        RECEIVING["Purchase Receiving<br/>采购收货入库"]
    end

    INVENTORY["Inventory<br/>实时库存"]

    subgraph WAREHOUSE["Warehouse出库"]
        PICK["拣货与自动扫码校验"]
        OUTBOUND["出库、送货或客户自提"]
    end

    INVOICE["Invoice<br/>销售发票"]
    RECEIPT["Payment / Receipt<br/>收款与收款凭证"]
    STATEMENT["Customer Statement<br/>客户对账单"]

    SALES --> CUSTOMER
    RECEPTION --> CUSTOMER
    CUSTOMER --> QUOTE
    QUOTE --> ORDER
    WEB --> ORDER

    WEB <-->|库存同步| INVENTORY
    WEB <-->|客户登录价| CUSTOMER

    ORDER --> CHECK
    INVENTORY --> CHECK
    CHECK -->|库存不足| PO
    PO --> RECEIVING
    RECEIVING -->|增加库存| INVENTORY
    INVENTORY -.->|自动补货建议| PO

    CHECK -->|库存充足| PICK
    INVENTORY --> PICK
    PICK --> OUTBOUND
    OUTBOUND -->|扣减库存| INVENTORY
    OUTBOUND --> INVOICE
    INVOICE --> RECEIPT
    INVOICE --> STATEMENT
    RECEIPT --> STATEMENT
    CUSTOMER --> STATEMENT

图示说明¶

网站、销售人员和Reception是三个主要业务入口，共用客户、产品、库存和价格数据。
销售人员负责Leads跟进、客户管理和Quote；Quote经Admin审批后转为Sales Order。
网站订单直接进入Sales Order，网站库存和客户登录价格与ERP保持同步。
Sales Order检查库存；库存不足时进入Purchase Order和采购收货入库流程，也可由自动补货程序生成采购建议。
库存充足后进入Warehouse拣货，系统通过扫码自动校验产品、SKU和数量，再完成出库、送货或客户自提。
出库后生成Invoice，记录Payment和Receipt，并按客户汇总形成Customer Statement。
产品、客户、订单、库存、采购、出库和财务记录在同一个系统中关联，形成完整业务闭环。

按功能区域划分的业务痛点¶

销售管理（Sales & Leads）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
销售人员不知道客户上次由谁跟进，新的销售Leads容易遗漏	客户资料、销售线索、沟通记录和跟进任务分散	为销售人员建立独立销售账户，通过CRM、Lead、Follow-up及内部记录分配和追踪客户线索	明确每条Lead的负责人和跟进状态，减少销售机会流失
销售业绩需要人工统计，提成结算耗时且容易产生争议	订单、销售人员、业绩口径和提成规则没有统一关联	系统按销售账户自动统计业绩并结算提成；业绩计算金额不包含GST和运费	减少人工核算，提高业绩和提成数据的准确性与透明度
销售人员需要询问Admin才能知道自己的业绩和提成	销售缺少独立、及时的业绩查询入口	销售人员登录独立账户，只查看自己的客户、Quote、销售业绩和提成明细	让销售及时掌握目标完成情况和预计提成，同时保护其他销售的数据

报价管理（Quote）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
报价和订单依靠 Excel、邮件或纸张	文件分散、版本混乱、重复录入	Quote、Sales Order、Invoice 一体化流程	提高处理速度并减少错误
不同客户、客户组或销售渠道价格不同	价格依赖员工记忆，容易报错	客户分组价格、RRP及价格规则	提高报价速度和价格一致性
销售人员可以自行报价，但管理层无法控制价格和条款	报价缺少审批流程，可能出现价格、折扣或条款错误	销售通过独立账户创建Quote，提交后由Admin审批；审批通过后再进入后续销售流程	在保持销售效率的同时加强价格和风险控制

订单管理（Sales Order）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
邮件收到 PDF、图片或其他格式的客户订单	员工需要逐项读取并手工录入	AI 提取订单内容，生成订单或报价草稿，由员工确认	减少录单时间，同时保留人工审核
报价接受后需要重新制作订单和发票	同一数据被多次输入	Quote 转 Sales Order，并衔接 Invoice	缩短成交后的处理时间

发票与收款（Invoice & Payment）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
财务人员需要再次录入发票和付款	ERP业务流程与会计系统断开	Xero集成及发票、付款数据衔接	减少财务重复工作
客户付款不及时	付款流程不方便，员工需要持续催款	Pay Now、Windcave等在线支付衔接	加快回款

采购与AI选品（Purchasing）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
不知道什么时候应该补货	依靠人工检查库存，当前库存、在途数量和销售需求没有自动计算	自动补货程序根据库存、在途数量、销售需求及补货规则计算建议补货数量，并生成采购建议	减少人工检查工作，降低缺货和过量采购风险
不清楚新产品是否值得采购	采购选品依赖个人经验，历史销售数据没有得到充分利用	AI采购选品功能结合企业历史销售记录与AI分析，对候选商品给出推荐、中性或不推荐结论，并说明分析理由	提高选品效率和决策依据，同时由采购人员保留最终决定权

库存管理（Inventory）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
库存数字经常不准确	采购入库、销售出库、退货和盘点相互分离	统一库存流水、采购收货、订单出库、退货及盘点	提高库存可信度

仓库管理（Warehouse）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
销售与仓库依靠电话、聊天软件或口头沟通	订单状态不透明，容易漏单或重复处理	Warehouse工作台、订单状态和内部记录	办公室与仓库实时同步
Warehouse经常拣错、少发、发错或数量不符	仓库操作依靠人工目视核对，缺少系统校验	Warehouse自动扫码校验：员工扫描产品条码后，系统自动核对订单产品、SKU和数量；发现错货、重复扫描或数量异常时即时提醒，并保留照片、签名、司机及自提记录	在货物离开仓库前发现错误，提高拣货准确率并减少客户争议

网站与客户价格体系（Website & Pricing）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
企业网站与库存系统不是同一个系统，产品、库存和价格需要两边维护	网站与ERP数据分离，库存不能实时反映，客户价格体系不一致，员工需要重复更新产品、库存、客户和价格	Matricle一体化电商网站与ERP共用产品、库存、客户及价格数据；不同客户登录后自动显示对应的客户组价格，网站订单直接进入ERP；已有Shopify网站也可通过集成衔接	客户只需维护一套数据，减少重复工作、价格错误和超卖，让线上销售与内部业务保持一致

经营管理与数据追踪（Management & Audit）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
管理人员离开办公室后无法掌握销售和库存	关键数据掌握在不同员工手中	Dashboard、销售、采购、库存及订单状态查询	提高经营透明度
数据分散在多个软件、Excel和员工个人记录中	企业没有统一的数据中心	统一客户、产品、订单、项目、生产和文件数据	建立单一数据来源
同一信息需要在多个环节重复输入	不同业务环节相互断开	让销售、采购、仓库、项目、生产和财务流程衔接	减少重复工作和人为错误
产品、订单等业务数据被修改后，不知道改了什么、由谁修改	缺少完整操作记录，出现错误或争议时难以追查，造成企业内部权责不清	系统自动保存产品、订单等业务数据的修改日志，清楚记录修改前内容、修改后内容、操作人员和操作时间	建立完整审计记录，快速追溯问题并明确内部责任
老板只能通过询问员工了解业务	管理数据依赖人工汇报	Dashboard、状态查询和管理报表	提高管理透明度
现有软件过于复杂，或不符合本地业务流程	系统与企业实际流程不匹配	按实际业务范围配置并分阶段实施	降低实施风险和使用门槛
公司增长后，原有流程难以扩展	分散和手工流程无法支持业务规模扩大	云端系统、模块化功能及持续支持	支持业务持续增长

本地服务与支持（Local Service & Support）¶

客户现象	深层问题	Matricle解决方案	客户价值
现有软件主要通过邮件提供支持，紧急问题不能及时处理	邮件往返时间长，问题描述和确认需要多轮沟通，容易影响日常业务	Matricle提供24×7服务支持，可通过约定的电话、在线沟通及远程协助渠道及时联系服务团队	缩短问题响应和沟通时间，减少软件问题对业务运营的影响
软件供应商位于海外，存在时差、语言和本地业务理解差异	海外服务团队难以及时理解新西兰企业的实际流程和现场情况	Matricle由新西兰本地团队开发并提供本地服务，能够结合本地企业的业务环境提供支持	沟通更直接，问题理解更准确，服务更贴近本地业务需求
软件供应商只回答系统操作问题，不能提供有效的业务咨询和配套服务	客户难以把软件功能转化为适合企业的实际流程，也缺少持续优化支持	根据客户需求提供业务流程咨询、系统配置、培训、数据导入、集成及持续优化等配套服务，具体服务范围以双方确认的方案为准	帮助企业更有效地实施和使用系统，并随着业务变化持续改善流程

贸易型企业诊断问题¶

客户订单通常通过什么方式进入公司？
从报价、确认订单、拣货、发货到开票，需要重复录入几次？
目前有多少个仓库、销售渠道和价格等级？
公司有多少名销售人员？销售Leads如何分配、跟进和避免遗漏？
销售Quote是否需要Admin审批？哪些价格、折扣或条款需要控制？
销售业绩和提成目前怎样统计？计算时是否排除GST和运费？
销售人员能否独立查看自己的客户、业绩和提成明细？
库存不准确、拣错货或缺货多久发生一次？
采购人员怎样判断补货数量和选择新产品？
企业网站与ERP是否共用产品、库存、客户和价格数据？不同客户登录后能否看到自己的价格？

服务支持需求诊断建议¶

以下问题可用于了解客户对软件服务和长期支持的需求：

现有软件出现紧急问题时，可以通过哪些方式联系服务团队，通常多久能够得到有效处理？
当前供应商是否位于海外？时差、语言或对新西兰本地业务的理解是否影响沟通？
客户是否需要业务流程咨询、系统配置、培训、数据导入、集成或持续优化等配套服务？
哪些关键业务需要24×7服务支持，期望采用电话、在线沟通还是远程协助？

痛点确认方法¶

每个重点问题至少问清楚：

现状：现在怎样处理？
频率：每天或每周发生多少次？
影响：造成多少时间、错误、延误或损失？
责任人：哪些员工受到影响？
目标：理想流程应该是什么样？

销售人员应优先找出一至三个高价值问题，不要一次介绍所有功能。

贸易型企业：业务痛点与解决方案¶

典型客户¶

Trade客户整体业务管理图¶

图示说明¶

按功能区域划分的业务痛点¶

销售管理（Sales & Leads）¶

报价管理（Quote）¶

订单管理（Sales Order）¶

发票与收款（Invoice & Payment）¶

采购与AI选品（Purchasing）¶

库存管理（Inventory）¶

仓库管理（Warehouse）¶

网站与客户价格体系（Website & Pricing）¶

经营管理与数据追踪（Management & Audit）¶

本地服务与支持（Local Service & Support）¶

贸易型企业诊断问题¶

服务支持需求诊断建议¶

痛点确认方法¶

推荐表达¶