项目管理与生产型企业：业务痛点与解决方案¶

本文件用于梳理项目管理与生产型企业常见的业务痛点、问题成因、Matricle解决方案及其业务价值。建议不要直接以“我们有这个功能”作为简单答复，而应结合客户的实际业务问题，说明对应的解决方案及能够带来的价值。使用时，可先根据客户的功能区域了解现有流程，并进一步确认问题发生的频率、影响范围及改善目标，再选择一至三个高价值问题进行重点分析和方案说明。

项目管理与生产管理往往同时存在于建筑、工程、钢结构、橱柜、门窗、制造和加工企业。针对同时包含项目执行和生产加工的客户，建议分别梳理两条业务流程，并根据实际需求组合相应的系统方案。

典型客户¶

项目管理型企业¶

建筑、安装、钢结构、工程和专业承包企业
按项目报价、采购、安排员工并核算利润的企业
同时管理多个工地、施工团队、分包商和项目文件的企业

生产管理型企业¶

制造、加工、钢结构、橱柜、门窗及装配企业
按客户订单或项目进行生产的企业
需要管理BOM、原材料、工序、工人和生产进度的企业

项目管理与生产管理整体结构图¶

flowchart TD
    subgraph SALES_AREA["销售与客户"]
        SALES["销售管理<br/>Leads、跟进与销售业绩"]
        CUSTOMER["客户管理<br/>联系人、价格与历史记录"]
        QUOTE["Quote报价<br/>成本、条款与审批"]
        ORDER["Sales Order<br/>订单管理"]
    end

    subgraph PROJECT_AREA["项目与现场执行"]
        PROJECT["Project Management<br/>预算、文件与项目变更"]
        JOB["Job Management<br/>工作安排、地点与负责人"]
        WORKER["工人工时管理<br/>手机打卡、GPS与人工成本"]
        ASSET["资产管理<br/>工具位置、领用与维护提醒"]
    end

    subgraph SUPPLY_AREA["采购、库存与生产"]
        PURCHASE["采购管理<br/>Purchase Order与项目采购"]
        RECEIVING["采购收货入库"]
        INVENTORY["库存管理<br/>原材料、在途与可用库存"]
        PRODUCTION["生产管理<br/>BOM、工序与生产进度"]
    end

    subgraph FINANCE_AREA["开票与客户账务"]
        INVOICE["Invoice<br/>订单或项目开票"]
        STATEMENT["Customer Statement<br/>客户对账单"]
    end

    SALES --> CUSTOMER
    CUSTOMER --> QUOTE
    QUOTE --> ORDER

    ORDER --> PROJECT
    ORDER --> PRODUCTION
    PROJECT --> JOB
    JOB --> WORKER
    ASSET --> JOB

    PROJECT -->|项目材料需求| INVENTORY
    PRODUCTION -->|原材料需求| INVENTORY
    INVENTORY -->|库存不足或补货| PURCHASE
    PURCHASE --> RECEIVING
    RECEIVING -->|增加库存| INVENTORY
    INVENTORY -->|材料领用| JOB
    INVENTORY -->|生产领料| PRODUCTION
    PRODUCTION -->|成品入库| INVENTORY

    WORKER -->|人工成本| PROJECT
    PURCHASE -->|采购成本| PROJECT
    JOB -->|完成记录| PROJECT

    ORDER --> INVOICE
    PROJECT --> INVOICE
    INVOICE --> STATEMENT
    CUSTOMER --> STATEMENT

图示说明¶

销售管理负责Leads、客户跟进和销售业绩，所有业务统一进入客户管理。
客户需求先形成Quote报价，确认和审批后转为Sales Order订单。
订单可以进入Project Management项目管理、Production生产管理，或同时进入两条流程。
Project下建立Job工作安排，分配工人、日期、地点和工作内容；工人使用手机GPS打卡，工时自动归集为项目人工成本。
资产管理记录工具和设备的领用人、所在Job、转移、归还和维护提醒。
项目和生产产生材料需求；库存不足时进入采购管理，采购收货后增加库存，再供Job领用或生产领料。
生产通过BOM、工序和生产状态进行管理，成品完成后进入库存。
订单或项目完成后生成Invoice，再按客户汇总形成Customer Statement。
项目采购成本、人工成本、日常支出、文件和变更记录统一归集到Project，便于查看实际成本和利润。

业务痛点与解决方案（按功能区域）¶

销售与Leads管理（Sales & Leads）¶

客户现象	深层问题	Matricle解决方案	客户价值
潜在客户来自电话、邮件、推荐或其他渠道，销售Leads容易遗漏	Leads、联系人、沟通内容和下次跟进时间分散在个人记录中	通过CRM、Lead、Follow-up和内部记录集中管理销售线索，并为每条Lead分配销售负责人和跟进日期	减少销售机会流失，确保每条Lead都有明确负责人和下一步行动
项目或生产业务的销售周期较长，不知道每个机会目前处于什么阶段	从首次联系、现场查看、报价、修改到客户确认缺少统一的状态追踪	建立销售阶段和跟进记录，将Lead、客户、Quote、Sales Order及后续Project关联起来	清楚了解销售管道、项目机会和预计成交情况
多名销售人员共同开发客户，客户归属和沟通责任不清楚	客户资料、跟进责任和销售权限没有明确区分	为销售人员建立独立销售账户，分配客户和Leads，并按权限查看自己的客户、Quote、订单和跟进记录	明确客户归属和销售责任，减少重复联系与内部争议
销售业绩和提成依靠人工统计	Quote、订单、销售人员、业绩口径和提成规则没有统一关联	系统按照销售账户自动统计业绩并计算提成；业绩金额不包含GST和运费，销售人员可登录查看自己的业绩和提成明细	减少人工核算，提高业绩和提成数据的准确性与透明度

报价与项目建立（Quote & Project Setup）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
项目信息分散在Excel、邮件、聊天记录和员工电脑中	没有统一的项目资料中心	Project及相关客户、报价、订单、附件和Cloud Storage能力	项目资料集中，减少查找和遗漏
报价确认后，项目资料需要重新建立	销售流程与项目执行脱节	从Quote或Sales Order衔接项目流程	减少重复录入，加快项目启动
销售人员可以创建项目报价，但管理层无法统一控制价格、成本、折扣和条款	Quote缺少审批流程，可能出现报价错误、利润不足或未经授权的承诺	销售人员通过独立账户创建Quote并提交Admin审批，审批通过后再发送客户或进入Sales Order及Project流程	保持销售效率的同时加强报价、利润和业务风险控制

项目管理与项目变更（Project & Variation）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
同时管理多个项目，但不知道每个项目的真实进度	项目任务、节点和状态缺少统一记录	Project、任务、状态及负责人管理	提高项目进度透明度
项目合同、报价、图纸、照片、变更文件和其他资料分散在邮件、电脑、手机或纸质文件中	项目文件没有统一存储位置，员工查找困难，容易使用错误版本或丢失重要资料	系统提供项目文件存储功能，将合同、报价、图纸、现场照片、变更文件及其他附件统一保存到对应Project或Job，并可按员工权限查看和下载	建立统一的项目文件中心，让资料跟随项目长期保存，减少文件丢失、重复查找和版本混乱
项目发生变更，但报价、成本、工期和现场执行没有同步	变更依靠口头、邮件或聊天记录，缺少正式确认和版本追踪	项目变更管理记录变更内容、原因、报价、成本、工期、附件、审批状态及客户确认，并通知相关人员	防止漏项和未经批准的工作，控制项目成本、责任和交期
管理人员需要逐个询问项目经理才能了解情况	关键进度和问题依赖个人汇报	项目状态、负责人、任务和管理报表	提高管理透明度和决策速度

工人、Job与工时（Workers, Jobs & Timesheets）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
员工工时依靠纸张、短信或事后补填	工时不准确，无法正确计算人工成本	Timesheet、员工及项目工时记录	提高工资和项目人工成本准确性
员工需要在不同工地工作	难以确认工人是否到达指定工地，打卡时间、工作地点和实际工时缺少可靠记录	工人通过手机进行上班和下班打卡；系统在打卡时记录GPS位置，并关联对应Project或Job。管理人员可核对打卡时间、定位地点和工作记录，系统根据上下班时间自动计算工时，经确认后进入工时结算	提高现场考勤和工时数据的可信度，减少代打卡、错误填报、人工汇总及结算工作
Job工作安排通过电话或聊天软件通知	任务要求、时间、地点和负责人不统一	Job工作安排功能统一分配工作、员工、日期、地点及工作要求，工人可通过手机查看和更新状态	减少沟通遗漏，让办公室和现场实时同步
无法证明现场工作开始前和完成后的真实情况	现场照片分散，缺少拍摄时间和对应工作记录	工人通过手机在Job中拍摄工作前后照片，系统自动添加日期水印并关联项目、Job和员工	形成可追溯的工作证据，减少质量和客户争议

资产与工具管理（Asset Management）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
工具和设备经常被带到不同工地，丢失后不知道在哪里	资产领用、归还、保管人和所在项目没有记录	Asset Management记录工具和设备的编号、领用人、所在Job、转移及归还情况	减少资产丢失，快速追踪工具位置和责任人
工具和设备到期后忘记保养、校准或检查	维护日期依靠员工记忆，容易遗漏	资产维护计划和自动提醒，记录保养、校准、检查及维修历史	降低故障和停工风险，延长资产使用寿命

健康与安全（Health & Safety）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
项目需要按政府、主承包商或企业要求提供Health & Safety文件、现场表单及签字记录，但目前依靠纸张完成	文件打印、分发、填写、签字和归档工作量大；员工是否阅读、何时签字及对应哪个项目难以追踪	Health & Safety扫码无纸化管理：在项目或工地设置二维码，工人使用手机扫码后查看安全文件、填写检查表并完成电子签字确认；系统自动保存文件版本、Project或Job、签字人员、日期和时间，形成可查询的电子记录	减少纸质文件和人工归档工作，快速提供所需签字记录和安全管理证据，提高现场执行率与可追溯性

项目采购、成本与利润（Purchasing & Project Costing）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
项目采购由不同人员分别处理	采购与项目没有关联，材料成本难以归集	项目采购、Purchase Order、收货及成本归集	看清每个项目的采购和材料成本
不知道每个项目已经花费多少，采购成本、人工成本和日常支出分别记录在不同地方	Purchase Order、员工工时和其他费用没有关联到Project，管理人员无法及时看到项目实际总支出	系统将三类成本统一归集到Project：通过项目采购、Purchase Order和收货记录统计采购花费；通过手机GPS工时打卡和已确认工时计算人工成本；通过Expense记录交通、租赁、耗材及其他日常支出，并在Dashboard和报表中汇总	随时查看项目采购、人工、日常支出和累计总成本，及时对比预算与收入，更早发现超支和利润风险
项目结束后很难复盘实际利润	数据没有按项目完整保留	项目收入、采购、工时及成本汇总	支持项目利润分析和未来报价

产品与BOM（Product & BOM）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
产品由多个原材料和部件组成，但用料依赖员工经验	没有标准BOM，用料和成本容易出现差异	BOM和Component管理	标准化产品结构、用料和成本
同一产品存在不同规格、版本或定制要求	产品资料和生产要求不统一	产品、BOM、附件及定制信息管理	减少生产理解错误

订单与生产衔接（Sales Order to Production）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
销售订单确认后还要手工通知生产	销售与生产流程断开	Sales Order与生产流程衔接	缩短订单进入生产的时间
客户询问交期时，销售需要到车间逐个询问	销售看不到生产进度	订单、生产状态及管理查询	更快、更准确地回复客户

生产计划与工序（Production, Process & Workflow）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
生产计划依靠白板、纸张或口头安排	工单优先级、负责人和交期不透明	Production、Process、Node及状态管理	提高排产和生产可视性
管理人员不知道订单生产到哪一道工序	缺少实时工序状态	Process、Node Instance、负责人和生产状态	快速识别延误和瓶颈
工人不知道下一项工作或最新生产要求	任务分配和资料传递不清楚	生产任务、工序、附件及内部记录	减少等待和沟通错误

生产工人、工时与质量（Workers, Timesheets & Quality）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
生产工时无法准确归集到订单或工序	无法计算真实人工成本和生产效率	Timesheet及工序相关工时记录	提高生产成本和效率分析准确性
返工和质量问题依靠口头反馈	原因、责任和处理结果无法追踪	生产状态、备注、照片、附件和操作记录	提高质量问题的可追溯性

原材料与生产成本（Materials & Production Costing）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
原材料库存与生产需求没有关联	开工后才发现缺料，影响交期	BOM、库存、采购及生产需求衔接	提前发现缺料并安排采购
实际用料与标准用料存在差异，但没有记录	浪费、返工和成本偏差无法分析	物料、BOM及生产记录	改善成本控制和持续优化
无法准确计算每个产品或订单的利润	材料、人工和其他成本分散	BOM成本、采购成本、工时及订单数据归集	支持定价和利润分析

经营管理与数据追踪（Management & Audit）¶

客户现象	深层问题	Matricle 解决方案	客户价值
数据分散在多个软件、Excel和员工个人记录中	企业没有统一的数据中心	统一客户、产品、订单、项目、生产和文件数据	建立单一数据来源
同一信息需要在多个环节重复输入	不同业务环节相互断开	让销售、采购、仓库、项目、生产和财务流程衔接	减少重复工作和人为错误
产品、订单等业务数据被修改后，不知道改了什么、由谁修改	缺少完整操作记录，出现错误或争议时难以追查，造成企业内部权责不清	系统自动保存产品、订单等业务数据的修改日志，清楚记录修改前内容、修改后内容、操作人员和操作时间	建立完整审计记录，快速追溯问题并明确内部责任
老板只能通过询问员工了解业务	管理数据依赖人工汇报	Dashboard、状态查询和管理报表	提高管理透明度
现有软件过于复杂，或不符合本地业务流程	系统与企业实际流程不匹配	按实际业务范围配置并分阶段实施	降低实施风险和使用门槛
公司增长后，原有流程难以扩展	分散和手工流程无法支持业务规模扩大	云端系统、模块化功能及持续支持	支持业务持续增长

本地服务与支持（Local Service & Support）¶

客户现象	深层问题	Matricle解决方案	客户价值
现有软件主要通过邮件提供支持，紧急问题不能及时处理	邮件往返时间长，问题描述和确认需要多轮沟通，容易影响日常业务	Matricle提供24×7服务支持，可通过约定的电话、在线沟通及远程协助渠道及时联系服务团队	缩短问题响应和沟通时间，减少软件问题对业务运营的影响
软件供应商位于海外，存在时差、语言和本地业务理解差异	海外服务团队难以及时理解新西兰企业的实际流程和现场情况	Matricle由新西兰本地团队开发并提供本地服务，能够结合本地企业的业务环境提供支持	沟通更直接，问题理解更准确，服务更贴近本地业务需求
软件供应商只回答系统操作问题，不能提供有效的业务咨询和配套服务	客户难以把软件功能转化为适合企业的实际流程，也缺少持续优化支持	根据客户需求提供业务流程咨询、系统配置、培训、数据导入、集成及持续优化等配套服务，具体服务范围以双方确认的方案为准	帮助企业更有效地实施和使用系统，并随着业务变化持续改善流程

项目管理型企业需求诊断建议¶

以下问题可用于了解客户目前的销售与项目管理方式，并判断需要优先改善的业务区域：

销售Leads通常来自哪些渠道？目前如何分配负责人、记录沟通内容和安排下一次跟进？
从首次联系、现场查看、报价修改到客户确认，销售机会处于哪个阶段如何记录？
销售人员是否使用独立账户？能否查看自己的客户、Quote、业绩和提成明细？
销售Quote是否需要Admin审批？价格、成本、折扣和条款由谁控制？
销售业绩和提成目前如何计算？是否排除GST和运费？
一个项目从询价、报价到完工和开票，经过哪些步骤？
公司目前同时管理多少个项目、工地和团队？
项目经理能否分别查看采购花费、人工成本和日常支出？这些成本是否全部归集到对应Project，并能与预算和收入进行比较？
Job如何安排给现场工人？工人能否通过手机查看工作要求并提交完成记录？
员工怎样上下班打卡？是否需要在打卡时记录GPS位置并关联Project或Job？管理人员如何确认工时并进行自动结算？
工具和设备由谁保管、现在位于哪个项目？维护、校准和检查到期时是否会自动提醒？
工人是否需要提交带日期水印的工作前后照片？
政府、主承包商或企业要求的Health & Safety文件、现场检查表和签字记录目前怎样完成？工人能否扫码查看、填写和电子签字，并按Project或Job自动留档？
项目变更如何记录、报价、批准、通知并获得客户确认？
合同、报价、图纸、照片、变更文件和现场记录目前保存在哪里？是否可以统一存放到对应Project或Job，并按员工权限查看？
项目结束后能否快速看到预算成本、实际成本和真实利润？

生产管理型企业需求诊断建议¶

以下问题可用于了解客户目前的生产流程，并判断订单、物料、工序、工时和成本管理方面的需求：

产品是否有标准BOM？BOM发生变更时如何管理？
销售订单如何转成生产任务或工单？
生产计划目前通过白板、Excel还是其他软件安排？
管理人员怎样知道每张订单所处的工序和预计完成时间？
开工前怎样检查原材料是否充足？
实际用料、生产工时、返工和废料是否有记录？
客户询问交期时，销售人员能否直接查看生产进度？
公司能否计算每个产品或生产订单的实际成本和利润？

服务支持需求诊断建议¶

以下问题可用于了解客户对软件服务和长期支持的需求：

现有软件出现紧急问题时，可以通过哪些方式联系服务团队，通常多久能够得到有效处理？
当前供应商是否位于海外？时差、语言或对新西兰本地业务的理解是否影响沟通？
客户是否需要业务流程咨询、系统配置、培训、数据导入、集成或持续优化等配套服务？
哪些关键业务需要24×7服务支持，期望采用电话、在线沟通还是远程协助？

痛点确认建议¶

针对每个重点问题，建议至少从以下五个方面进行确认：

现状：了解客户目前采用的处理方式。
频率：确认问题每天、每周或每月发生的次数。
影响：评估问题造成的时间成本、错误、延误或经济损失。
相关人员：确认受到影响的岗位、员工及管理人员。
改善目标：明确客户期望达到的理想流程和管理结果。

方案介绍可优先围绕一至三个高价值问题展开，并将客户现状、系统能力和预期业务价值对应说明。

方案介绍建议¶

不建议仅罗列项目、工时、资产、生产和BOM等系统功能。方案说明可结合客户已经确认的业务问题，重点介绍相关流程和预期价值。

项目管理型客户¶

针对Job安排、员工工时、现场照片、工具设备和项目变更由不同人员分别管理的情况，可重点说明Matricle如何统一Job安排、GPS工时打卡、工作前后照片、资产追踪、Health & Safety及项目变更记录，从而帮助项目经理及时了解进度、成本和风险。

生产管理型客户¶

针对销售订单与车间生产脱节、销售人员无法及时确认交期的情况，可重点说明Matricle如何将Sales Order衔接到生产流程，并通过BOM、工序和生产状态记录，提高生产进度的透明度和客户交期回复的准确性。